Artikel vom 15.10.2025
Seit dem 1. Oktober 2025 ist die elektronische Patientenakte (ePA) fester Bestandteil der Versorgung. Ziel ist es, wichtige Unterlagen an einem Ort zu bündeln und Behandlungen über Fachbereiche hinweg besser anschlussfähig zu machen, sodass der Überblick über den Behandlungsverlauf konsistent erhalten bleibt.
Eingestellt werden vor allem Unterlagen aus dem aktuellen Behandlungskontext. Dazu gehören Befundberichte, Laborwerte, Bildgebungsbefunde, wenn diese elektronisch vorliegen, sowie elektronische Arztbriefe. Auch Entlassbriefe aus dem Krankenhaus gehören dazu, sobald sie vorliegen.
Das nachträgliche Digitalisieren alter Papierakten ist allerdings vorgesehen. Entscheidend ist hier die Möglichkeit einer sauberen Zuordnung wie Dokumenttyp, Datum, Fachgebiet und kurze Hinweise, damit Unterlagen später leicht gefunden werden.
Die Arbeitsschritte lassen sich gut im Team verteilen. Ein Ablauf könnte beispielsweise so ausschauen: Das Dokument entsteht elektronisch, wird fachlich geprüft, erhält Metadaten und wird hochgeladen.
Blankovorlagen im Praxisverwaltungssystem können den Prozess dabei beschleunigen, etwa durch standardisierte Dokumenttypen oder Textbausteine. Ebenso kann eine Upload-Checkliste die Qualität erhöhen und etwa ein wöchentlicher Teamabgleich können offene Punkte und Fragen klären.
Wichtig ist die einheitliche Benennung, damit Unterlagen im Verlauf und bei späteren Behandlungen sofort auffindbar sind.
Der Behandlungskontext entsteht in der Regel mit dem Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte. Ab diesem Zeitpunkt besteht ein zeitlich begrenzter Zugriff, der automatisch endet und bei einem erneuten Karteneinzug wieder startet.
Die ePA muss nicht in der Minute der Sprechstunde befüllt werden, sollte dennoch zeitnah erfolgen. Sinnvoll wäre ein fester Upload-Slot pro Woche für offene Fälle.
Für die Aufbewahrung der Unterlagen gelten davon unabhängige, gesetzlich definierte Fristen. Grundsätzlich sind Patientenakten mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren.
Transparente Kommunikation mit Patienten erleichtert die Umstellung. Ein kurzer Hinweis, welche Unterlagen standardmäßig hochgeladen werden, reduziert Rückfragen.
Zwischen Praxen, Kliniken und Apotheken gewinnt die digitale Abstimmung an Bedeutung. Neue Dienste in der Telematikinfrastruktur, etwa sichere Kurznachrichten, sollen das Nachfordern von Befunden und die Rückmeldung zum Upload vereinfachen.
Je besser diese Bausteine in die Praxissoftware eingebunden sind, desto flüssiger läuft der Alltag: weniger Medienbrüche, klare Verantwortlichkeiten und eine Akte, die im Behandlungsverlauf tatsächlich Nutzen stiftet.